Newmann Privacy Policy

1. Introduzione

La presente Informativa sulla Privacy spiega in che modo Newmann ("Newmann", "noi", "nostro" o "ci") raccoglie, utilizza, conserva e protegge i dati personali quando gli utenti accedono o utilizzano la nostra piattaforma software e i servizi correlati.

Newmann è una piattaforma Software-as-a-Service (SaaS) progettata per assistere gli utenti nella gestione della propria casella di posta elettronica attraverso la categorizzazione e la generazione di risposte assistita dall'intelligenza artificiale.

Ci impegniamo a trattare i dati personali in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE) 2016/679 ("GDPR") e alle altre normative applicabili in materia di protezione dei dati.

2. Titolare del Trattamento

Il Titolare del Trattamento responsabile del trattamento dei dati personali è:

• Nome: Newmann
• Email: info@newmann.ai
• Sito web: https://newmann.ai
• Per richieste relative alla privacy: info@newmann.ai

Una volta costituita la società, questa sezione sarà aggiornata con i dati legali completi.

2.1 Modifiche alla presente Informativa e obbligo di comunicazione

Questa versione è stata aggiornata l'ultima volta il 19/06/2026. Se continui a utilizzare la piattaforma dopo la pubblicazione di modifiche, si considera che tu abbia accettato l'informativa aggiornata. Ti invitiamo a tenerci informati qualora i tuoi dati personali cambino nel corso del rapporto con noi.

3. Ruolo di Newmann (Titolare vs. Responsabile del trattamento)

A seconda del contesto, Newmann agisce come:

3.1 Titolare del Trattamento

Per la creazione e gestione dell'account, l'accesso e l'autenticazione alla piattaforma, le comunicazioni di supporto e l'analisi della piattaforma.

3.2 Responsabile del Trattamento

Per il contenuto delle email trattato tramite la piattaforma per conto del cliente. In questi casi, il cliente rimane Titolare del Trattamento e Newmann tratta i dati esclusivamente per suo conto. L'accordo standard di trattamento dei dati è incluso nei Termini di Servizio, disponibili direttamente sul sito web. Per i clienti aziendali che necessitano di un documento formale e firmato, è disponibile su richiesta un Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) specifico, contattando info@newmann.ai.

4. Categorie di Dati Raccolti

Possiamo creare dati aggregati, de-identificati o anonimizzati a partire dai dati personali raccolti, e possiamo utilizzare o condividere tali dati per finalità aziendali lecite in modo tale da non consentire l'identificazione di alcun individuo.

4.1 Dati Account e Identificativi

• Nome
• Indirizzo email
• Nome dell'azienda
• Ruolo all'interno dell'organizzazione
• Dati di autenticazione (tramite OAuth Google o Microsoft)

4.2 Dati di Comunicazione

Quando la piattaforma è collegata a sistemi di posta elettronica (es. Gmail), possono essere trattati i seguenti dati:

• Metadati delle email (mittente, destinatario, oggetto, data e ora)
• Contenuto e corpo delle email
• Allegati
• Cronologia delle comunicazioni

Questi dati vengono trattati esclusivamente per abilitare i servizi di automazione forniti da Newmann. Ciò può includere dati personali di terzi non direttamente registrati sulla piattaforma.

4.3 Dati Tecnici

• Indirizzo IP
• Tipo e versione del browser
• Informazioni sul dispositivo
• Log di sistema e di accesso
• Dati di utilizzo relativi alle interazioni con la piattaforma

4.4 Dati Analitici

Raccogliamo dati su come gli utenti interagiscono con la piattaforma utilizzando PostHog, uno strumento di analisi del prodotto. Questo include le pagine visitate, le funzionalità utilizzate, la durata della sessione e le metriche di performance. PostHog memorizza i dati tramite un cookie proprietario (first-party), localStorage e sessionStorage nel browser dell'utente. I dati analitici vengono raccolti solo previo consenso esplicito dell'utente. Per maggiori dettagli, consulta la nostra Cookie Policy.

4.5 Dati sui Costi e sull'Utilizzo dell'IA

Monitoriamo il consumo dei servizi IA per singolo utente (utilizzo dei token e costi associati) per la gestione interna della fatturazione, il controllo delle quote e la sostenibilità del servizio. Questi dati sono conservati nel nostro database e non vengono condivisi con terze parti.

5. Come Utilizziamo i Tuoi Dati Personali

Utilizziamo i dati personali solo quando la legge lo consente. Le basi giuridiche principali sono: l'esecuzione di un contratto con te, il nostro legittimo interesse a gestire e migliorare la piattaforma, e il rispetto di obblighi legali.

5.1 Finalità del Trattamento

• Operatività della Piattaforma: per fornire l'accesso alla piattaforma Newmann e abilitare i servizi di automazione delle email.
• Elaborazione e Automazione IA: per analizzare le comunicazioni in arrivo e generare bozze di risposta in base alle regole configurate.
• Gestione dell'Account: per creare e gestire gli account utente, autenticare l'accesso e garantire la sicurezza della piattaforma.
• Assistenza Clienti: per fornire supporto e rispondere alle richieste di assistenza.
• Miglioramento del Servizio: per migliorare le prestazioni, l'affidabilità e la qualità della piattaforma utilizzando dati di utilizzo aggregati e anonimizzati.
• Monitoraggio dei Costi IA: per monitorare il consumo di token IA per singolo utente ai fini della gestione interna delle quote.
• Adempimenti Legali: per rispettare gli obblighi legali e tutelare i nostri diritti legali.

I dati degli utenti non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA pubblici. I pattern di utilizzo aggregati e anonimizzati possono essere utilizzati internamente per migliorare le prestazioni della piattaforma.

6. Base Giuridica del Trattamento

Quando il trattamento si basa sul consenso, gli utenti possono revocarlo in qualsiasi momento tramite il banner dei cookie o contattando info@newmann.ai.

7. Intelligenza Artificiale ed Elaborazione Automatizzata

Newmann utilizza tecnologie di intelligenza artificiale per categorizzare le email, valutare se sia necessaria una risposta e generare bozze di risposta utilizzando l'elaborazione del linguaggio naturale, l'analisi contestuale e la ricerca vettoriale semantica (Pinecone).

Garanzie importanti:

• Il sistema non invia email automaticamente.
• Tutte le comunicazioni in uscita richiedono l'approvazione esplicita dell'utente.
• Gli output dell'IA sono solo suggerimenti e rimangono sotto il pieno controllo dell'utente.
• Newmann non effettua un processo decisionale interamente automatizzato con effetti legali o similmente significativi ai sensi dell'Articolo 22 del GDPR.

8. Utilizzo di Fornitori di IA

Newmann utilizza OpenAI (GPT-4o mini) per l'inferenza e l'elaborazione IA.

• Addestramento del Modello: OpenAI NON utilizza i dati inviati tramite la propria API per addestrare o migliorare i propri modelli IA.
• Conservazione dei Dati: in conformità alle politiche API di OpenAI, i dati inviati tramite API vengono conservati da OpenAI per un massimo di 30 giorni, esclusivamente allo scopo di identificare abusi e usi impropri. Trascorso tale periodo, i dati vengono eliminati dai loro sistemi.
• Dati delle API Google (Uso Limitato): l'uso e il trasferimento a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API Google da parte di Newmann rispetterà la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso Limitato (Limited Use). Non utilizziamo i tuoi dati Gmail per addestrare modelli IA generalizzati.

9. Conservazione dei Dati

I dati personali vengono conservati solo per il tempo necessario a fornire i servizi o come richiesto dalla legge.

Gli utenti possono richiedere la cancellazione dei propri dati in qualsiasi momento contattando info@newmann.ai.

10. Condivisione dei Dati e Sub-responsabili del Trattamento

Condividiamo i dati solo con fornitori terzi affidabili, necessari per il funzionamento della piattaforma. Tutti i fornitori sono vincolati da garanzie contrattuali conformi ai requisiti del GDPR.

Un elenco completo dei sub-responsabili del trattamento è disponibile su richiesta a info@newmann.ai.

10.1 Conservazione dei Dati presso OpenAI

Condividiamo i dati con OpenAI esclusivamente per fornire le funzionalità IA della piattaforma. Garantiamo che:

• I dati vengono trasmessi in modo sicuro tramite crittografia HTTPS/TLS.
• OpenAI agisce come sub-responsabile del trattamento secondo i termini del nostro accordo, mantenendo standard di sicurezza conformi alle normative globali sulla protezione dei dati.
• Vengono inviati per l'elaborazione solo i dati minimi necessari a soddisfare la tua richiesta (ad es. lo specifico thread email).

11. Trasferimenti Internazionali di Dati

Alcuni fornitori di servizi possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE). Le principali località sono:

• OpenAI: Stati Uniti – coperto da Clausole Contrattuali Standard (SCC)
• Google Cloud (Gmail API): Francoforte, UE (europe-west3) – nessun trasferimento al di fuori del SEE, SCC non necessarie
• Vercel: Stati Uniti – coperto da Clausole Contrattuali Standard (SCC)
• Microsoft Azure: Unione Europea (EU Cloud) – nessun trasferimento al di fuori del SEE, SCC non necessarie
• PostHog: Unione Europea – dati trattati su EU Cloud (eu.posthog.com), nessun trasferimento al di fuori del SEE
• Pinecone: Stati Uniti – coperto da Clausole Contrattuali Standard (SCC)

Nei casi in cui avvengano trasferimenti al di fuori del SEE, garantiamo che siano in atto adeguate garanzie, incluse le Clausole Contrattuali Standard (SCC) e, ove applicabile, decisioni di adeguatezza della Commissione Europea.

12. Sicurezza dei Dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tra cui:

• Crittografia in transito (HTTPS/TLS)
• Crittografia a riposo — Supabase, Microsoft Azure (UE) e Pinecone crittografano di default i dati archiviati (AES-256).
• Controllo degli accessi e permessi basati sui ruoli
• Monitoraggio e logging strutturato
• Valutazioni periodiche di sicurezza

L'accesso ai dati personali è limitato al personale autorizzato con una specifica necessità aziendale. Tutto il personale con accesso è soggetto a obblighi di riservatezza.

Abbiamo procedure in atto per rilevare, segnalare e indagare eventuali violazioni dei dati personali, e provvederemo a informare gli interessati e le autorità competenti quando richiesto dalla legge.

13. Responsabilità del Cliente

I clienti che utilizzano Newmann sono responsabili di:

• garantire di avere una base giuridica lecita per collegare i propri sistemi email alla piattaforma
• informare i propri interessati laddove richiesto dalla legge applicabile
• configurare la piattaforma in modo conforme ai propri obblighi in materia di protezione dei dati

14. Diritti degli Interessati

Le persone i cui dati personali vengono trattati hanno il diritto di:

• Accesso: ottenere una copia dei propri dati personali
• Rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti
• Cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati personali
• Limitazione: limitare le modalità di trattamento dei propri dati
• Opposizione: opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse
• Portabilità: ricevere i propri dati in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico
• Revoca del consenso: in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul consenso

Tutte le richieste possono essere inviate a: info@newmann.ai. Risponderemo entro 30 giorni.

15. Reclami

Gli utenti hanno il diritto di presentare un reclamo all'autorità di controllo competente. In Italia, si tratta del Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it).

16. Modifiche alla presente Informativa

Potremmo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla Privacy. Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con una data di revisione aggiornata. La continuazione dell'utilizzo della piattaforma dopo la pubblicazione delle modifiche costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.