Newmann Termini e condizioni

1. Durata

Il presente accordo decorre dal momento in cui l'Utente si registra al Servizio e resta in vigore fino a quando l'Utente non chiude il proprio account, o fino a quando l'account non viene altrimenti chiuso ai sensi della clausola 11; tale periodo costituisce complessivamente la durata dell'accordo (“Durata”).

2. Utilizzo del Servizio

2.1 Subordinatamente alla registrazione dell'Utente al Servizio e alle limitazioni previste dalla presente clausola, Newmann concede all'Utente un diritto non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile di utilizzare il Servizio e la Documentazione per tutta la Durata.

2.2 Materiale vietato

Nel corso dell'utilizzo del Servizio, l'Utente non deve accedere, archiviare, distribuire o trasmettere alcun materiale che:

• sia illecito, dannoso, minaccioso, diffamatorio, osceno, lesivo di diritti altrui, molesto od offensivo sotto il profilo razziale o etnico;
• agevoli attività illegali;
• raffiguri immagini sessualmente esplicite;
• promuova la violenza illecita;
• sia discriminatorio sulla base di razza, genere, colore della pelle, convinzioni religiose, orientamento sessuale o disabilità; oppure
• sia altrimenti illegale o arrechi danni o lesioni a persone o cose.

Newmann si riserva il diritto, senza alcuna responsabilità e senza pregiudizio per gli altri propri diritti, di disabilitare l'accesso dell'Utente a qualsiasi materiale che violi la presente clausola.

2.3 Utilizzi vietati

L'Utente non deve:

• tentare di copiare, modificare, duplicare, creare opere derivate, incorniciare (frame), replicare (mirror), ripubblicare, scaricare, visualizzare, trasmettere o distribuire in tutto o in parte il Software o la Documentazione, in qualsiasi forma o con qualsiasi mezzo;
• tentare di decompilare, effettuare il reverse engineering o comunque ricondurre in forma percepibile dall'uomo il Software, in tutto o in parte;
• accedere al Servizio al fine di realizzare un prodotto o un servizio in concorrenza con il Servizio;
• utilizzare il Servizio per fornire servizi a terzi in modalità white-label o di rivendita senza previo consenso scritto;
• concedere in licenza, vendere, noleggiare, locare, trasferire, cedere o comunque sfruttare commercialmente il Servizio nei confronti di terzi;
• introdurre o consentire l'introduzione di virus o codice malevolo nei sistemi di Newmann.

2.4 L'Utente deve compiere ogni ragionevole sforzo per impedire qualsiasi accesso o utilizzo non autorizzato del Servizio e deve informare tempestivamente Newmann all'indirizzo info@newmann.ai di qualsiasi accesso o utilizzo non autorizzato.

3. Il Servizio

3.1 Funzionalità

Newmann fornisce una piattaforma Software-as-a-Service basata su cloud che consente agli Utenti di:

• categorizzare ed etichettare automaticamente le email in arrivo tramite etichette personalizzabili basate su istruzioni;
• generare bozze di risposta alle email in arrivo assistite dall'AI;
• cercare e recuperare informazioni dalle comunicazioni passate.

3.2 Disponibilità

Newmann si impegnerà, con sforzi commercialmente ragionevoli, a rendere disponibile il Servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, fatta eccezione per:

• la manutenzione programmata, per la quale Newmann fornirà, ove possibile, un ragionevole preavviso; e
• la manutenzione non programmata o i periodi di inattività causati da circostanze al di fuori del ragionevole controllo di Newmann.

3.3 Newmann fornirà all'Utente assistenza standard durante il normale orario lavorativo (dalle 9:00 alle 18:00 CET, dal lunedì al venerdì, esclusi i giorni festivi italiani), via email all'indirizzo info@newmann.ai. Newmann può aggiornare di volta in volta la propria politica di assistenza a sua discrezione.

3.4 Risultati dell'AI. Tutte le bozze di risposta e i suggerimenti di etichetta generati dal Servizio sono solo suggerimenti. Il Servizio non invia alcuna email automaticamente. Tutte le comunicazioni in uscita richiedono la revisione e l'approvazione esplicite dell'Utente. L'Utente resta l'unico responsabile del contenuto di qualsiasi email inviata.

4. Protezione dei dati

4.1 Entrambe le parti rispetteranno le leggi applicabili in materia di protezione dei dati, incluso il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (“GDPR”), in relazione al presente accordo.

4.2 L'Utente acconsente a che Newmann raccolga e tratti i dati di utilizzo relativi alle modalità con cui l'Utente interagisce con il Servizio, al fine di gestire, mantenere e migliorare la piattaforma, come ulteriormente descritto nell'Informativa sulla privacy disponibile su newmann.ai.

4.3 Nella misura in cui Newmann tratta per conto dell'Utente dati personali contenuti nelle email dell'Utente, Newmann agisce in qualità di Responsabile del trattamento e l'Utente in qualità di Titolare del trattamento. Le condizioni che disciplinano tale trattamento sono stabilite nell'Accordo sul trattamento dei dati contenuto nell'Allegato 1 del presente documento.

4.4 Utilizzo di fornitori di AI

Newmann utilizza OpenAI (GPT-4o mini) per l'inferenza e l'elaborazione AI. Quando utilizzi la piattaforma per categorizzare le email o generare bozze, estratti pertinenti del contenuto delle email vengono inviati a OpenAI. Si applicano le seguenti condizioni:

• Conservazione dei dati: in conformità alle policy API di OpenAI, i dati inviati tramite l'API sono conservati da OpenAI per un massimo di 30 giorni al solo scopo di individuare abusi e usi impropri. Trascorso tale periodo, i dati vengono cancellati dai suoi sistemi.
• Addestramento dei modelli: OpenAI non utilizza i dati inviati tramite la sua API per addestrare o migliorare i propri modelli di AI.
• Dati delle API Google (Limited Use): l'utilizzo e il trasferimento da parte di Newmann delle informazioni ricevute dalle API Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. Newmann non utilizza i dati Gmail per addestrare modelli di AI generalisti.

4.5 I dati dell'Utente non sono utilizzati da Newmann per addestrare alcun modello di AI pubblico. Modelli di utilizzo aggregati e anonimizzati possono essere utilizzati internamente per migliorare le prestazioni della piattaforma.

5. Responsabilità dell'Utente

5.1 L'Utente:

• deve fornire a Newmann tutta la collaborazione necessaria e l'accesso alle informazioni richieste per fornire il Servizio;
• è l'unico responsabile di assicurarsi di disporre di una base giuridica per collegare i propri sistemi di posta elettronica al Servizio e per trattare tramite la piattaforma dati personali di terzi (compresi i corrispondenti email);
• deve rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili in relazione al proprio utilizzo del Servizio;
• è l'unico responsabile di assicurarsi che qualsiasi contenuto email sottoposto al Servizio sia accurato, completo e legittimamente detenuto;
• non deve utilizzare il Servizio per finalità illecite o fraudolente; e
• è l'unico responsabile di qualsiasi azione intrapresa sulla base dei risultati generati dall'AI prodotti dal Servizio.

5.2 L'Utente riconosce che i risultati dell'AI sono di natura probabilistica e possono occasionalmente essere inesatti, incompleti o inappropriati. L'Utente è responsabile della revisione di tutti i contenuti generati prima del loro utilizzo.

6. Proprietà intellettuale

6.1 Newmann e i suoi licenzianti mantengono tutti i diritti di proprietà intellettuale sul Servizio, sul Software e sulla Documentazione. Il presente accordo non concede all'Utente alcun diritto sulla proprietà intellettuale di Newmann, salvo quanto espressamente previsto nel presente documento.

6.2 L'Utente mantiene tutti i diritti sui propri dati (“Dati dell'Utente”) ed è l'unico responsabile della loro liceità, accuratezza e integrità.

6.3 Eventuali feedback, suggerimenti o idee forniti dall'Utente a Newmann in relazione al Servizio possono essere utilizzati liberamente da Newmann per migliorare il Servizio, senza alcun obbligo o compenso nei confronti dell'Utente.

7. Corrispettivi e pagamento

7.0 Il Servizio è attualmente fornito in una “Fase di Test” ed è offerto all'Utente gratuitamente. Tutte le disposizioni previste dalla presente Sezione 7 (Corrispettivi e pagamento) diventeranno efficaci e applicabili solo alla conclusione ufficiale della Fase di Test. Newmann darà preavviso agli Utenti prima della fine della Fase di Test e prima che qualsiasi corrispettivo diventi dovuto.

7.1 L'Utente deve pagare i canoni di abbonamento applicabili al piano selezionato, come indicato nella Pagina di Abbonamento all'interno della piattaforma.

7.2 Al momento della sottoscrizione dell'abbonamento, l'Utente deve fornire dati di pagamento e di fatturazione validi e completi. L'Utente autorizza Newmann ad addebitare i corrispettivi applicabili in conformità al piano selezionato.

7.3 Newmann si riserva il diritto di modificare i canoni di abbonamento in qualsiasi momento, previa comunicazione scritta all'Utente. L'utilizzo continuato del Servizio dopo il periodo di preavviso costituisce accettazione dei corrispettivi aggiornati.

7.4 I corrispettivi non sono rimborsabili, salvo ove richiesto dalla legge applicabile o espressamente indicato nella Pagina di Abbonamento.

8. Riservatezza

8.1 Ciascuna parte può avere accesso a informazioni riservate dell'altra parte in relazione al presente accordo. Ciascuna parte si impegna a mantenere segrete le informazioni riservate dell'altra parte e a non divulgarle a terzi, salvo quanto richiesto dalla legge o necessario per adempiere ai propri obblighi ai sensi del presente accordo.

8.2 Tali obblighi sopravvivranno alla cessazione del presente accordo per un periodo di cinque (5) anni.

9. Limitazione di responsabilità

9.1 Nella misura massima consentita dalla legge applicabile:

• Newmann non sarà responsabile per alcuna perdita di profitti, perdita di dati, perdita di affari o per qualsiasi perdita indiretta, incidentale, speciale o consequenziale derivante dal presente accordo o a esso connessa, anche qualora fosse stata informata della possibilità di tali danni;
• la responsabilità complessiva di Newmann ai sensi del presente accordo o in relazione a esso sarà limitata all'importo maggiore tra €500 e il totale dei canoni di abbonamento pagati dall'Utente nei tre (3) mesi precedenti l'evento che ha dato origine alla pretesa.

9.2 Nessuna disposizione del presente accordo esclude o limita la responsabilità di Newmann per morte o lesioni personali causate da sua negligenza, né per frode o dichiarazioni fraudolente.

9.3 L'Utente resta l'unico responsabile di qualsiasi decisione presa o azione intrapresa sulla base dei risultati generati dall'AI prodotti dal Servizio. Newmann non garantisce che i risultati siano accurati, completi o idonei a uno scopo specifico.

10. Manleva

L'Utente dovrà manlevare e tenere indenne Newmann da qualsiasi pretesa, perdita, danno, costo e spesa (incluse ragionevoli spese legali) derivanti da o connessi a: (a) l'utilizzo del Servizio da parte dell'Utente in violazione del presente accordo; (b) qualsiasi pretesa secondo cui il contenuto delle email o i dati dell'Utente violano i diritti di terzi; oppure (c) il mancato rispetto da parte dell'Utente delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati o di altre leggi.

11. Cessazione

11.1 Cause di cessazione

Il presente accordo può cessare:

• per iniziativa di Newmann, con un preavviso scritto di 30 giorni all'Utente;
• per iniziativa di ciascuna parte, con effetto immediato, qualora l'altra parte commetta una violazione sostanziale del presente accordo e, ove la violazione sia rimediabile, non vi ponga rimedio entro 30 giorni dalla comunicazione scritta;
• per iniziativa dell'Utente, in qualsiasi momento, chiudendo il proprio account tramite la piattaforma (una volta che tale funzionalità sarà resa disponibile nell'interfaccia della piattaforma);
• con effetto immediato, qualora l'Utente violi la clausola 2 del presente accordo.

11.2 Effetti della cessazione

Alla cessazione:

• tutte le licenze concesse ai sensi del presente accordo cesseranno immediatamente;
• l'Utente dovrà interrompere qualsiasi utilizzo del Servizio;
• Newmann potrà cancellare i Dati dell'Utente in suo possesso. L'Utente può richiedere un'esportazione dei dati entro 10 giorni dalla data di cessazione contattando info@newmann.ai; eventuali obblighi di pagamento ancora pendenti sopravvivranno alla cessazione (fatto salvo quanto previsto dalla Sezione 7.0 in merito alla Fase di Test gratuita).

12. Modifiche al Servizio e ai Termini

12.1 Newmann si riserva il diritto di modificare, sospendere o interrompere qualsiasi aspetto del Servizio in qualsiasi momento, con un ragionevole preavviso ove possibile.

12.2 Newmann può aggiornare di volta in volta i presenti Termini. I Termini aggiornati saranno pubblicati sulla piattaforma con una data di revisione aggiornata. L'utilizzo continuato del Servizio dopo l'aggiornamento costituisce accettazione dei Termini aggiornati.

13. Forza maggiore

Nessuna delle parti sarà responsabile per qualsiasi inadempimento o ritardo nell'adempimento derivante da cause al di fuori del proprio ragionevole controllo, inclusi eventi naturali, interruzioni di internet, attacchi informatici o modifiche normative. Qualora tali circostanze perdurino per oltre 60 giorni, ciascuna parte potrà recedere dal presente accordo con un preavviso scritto di 15 giorni.

14. Disposizioni generali

14.1 Intero accordo. Il presente accordo, unitamente all'Informativa sulla privacy e all'Accordo sul trattamento dei dati di cui all'Allegato 1, costituisce l'intero accordo tra le parti in relazione al suo oggetto e sostituisce tutti i precedenti accordi e intese.

14.2 Invalidità parziale. Qualora una qualsiasi disposizione del presente accordo risulti invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni continueranno a produrre pienamente i loro effetti.

14.3 Nessuna società. Nessuna disposizione del presente accordo crea un rapporto di società, joint venture o agenzia tra le parti.

14.4 Cessione. L'Utente non può cedere o trasferire alcun diritto od obbligo derivante dal presente accordo senza il previo consenso scritto di Newmann. Newmann può cedere liberamente il presente accordo.

14.5 Rinuncia. Il mancato esercizio di una qualsiasi disposizione del presente accordo non costituirà rinuncia a tale disposizione.

15. Legge applicabile e foro competente

Il presente accordo e qualsiasi controversia da esso derivante sono disciplinati e interpretati in conformità alla legge italiana. Le parti si sottopongono alla giurisdizione esclusiva del Foro di Milano, Italia.

16. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa ai presenti Termini, richieste in materia di protezione dei dati o qualsiasi altra questione relativa al Servizio, contatta:

Newmann

Email: info@newmann.ai

Sito web: https://newmann.ai

---

Allegato 1 — Accordo sul trattamento dei dati

Tra Newmann (Responsabile del trattamento) e l'Utente (Titolare del trattamento)

DPA 1. Ruoli delle parti

1.1 Le parti riconoscono e convengono che, nella misura in cui Newmann tratta Dati Personali per conto dell'Utente nel corso della fornitura del Servizio:

• l'Utente è il Titolare del trattamento;
• Newmann è il Responsabile del trattamento;
• l'oggetto, la durata, la natura, la finalità e le categorie di dati trattati sono indicati nell'Appendice A del presente Allegato.

1.2 I termini non definiti nel presente Accordo sul trattamento dei dati hanno il significato indicato nel corpo principale dei presenti Termini di servizio.

DPA 2. Conformità

Ciascuna parte rispetterà tutte le Leggi sulla Protezione dei Dati applicabili in relazione al proprio trattamento di Dati Personali ai sensi del presente accordo o in connessione con esso, incluso il GDPR e l'eventuale normativa italiana di attuazione applicabile.

DPA 3. Garanzie dell'Utente

L'Utente garantisce, dichiara e si impegna affinché:

• tutti i Dati Personali trattati da Newmann per conto dell'Utente siano stati raccolti e siano trattati in conformità alle Leggi sulla Protezione dei Dati;
• l'Utente disponga di tutti i consensi, le basi giuridiche e le autorizzazioni necessari per consentire il trasferimento lecito dei Dati Personali a Newmann per la durata e le finalità dell'accordo; e
• tutte le istruzioni impartite dall'Utente a Newmann in merito al trattamento dei Dati Personali siano conformi alle Leggi sulla Protezione dei Dati.

DPA 4. Obblighi di Newmann in qualità di Responsabile

Quando tratta Dati Personali in qualità di Responsabile del trattamento per conto dell'Utente, Newmann si impegna a:

• trattare i Dati Personali solo in conformità alle istruzioni lecite, documentate e ragionevoli dell'Utente, salvo che ciò sia richiesto dalla legge applicabile;
• informare l'Utente qualora, a parere di Newmann, un'istruzione violi le Leggi sulla Protezione dei Dati;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, inclusa la protezione contro la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso accidentali o illeciti ai Dati Personali;
• fornire all'Utente ragionevole assistenza e collaborazione nel rispondere alle richieste degli interessati e nell'adempiere agli obblighi dell'Utente ai sensi delle Leggi sulla Protezione dei Dati, anche in materia di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazioni d'impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva delle autorità di controllo;
• informare l'Utente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei Dati Personali;
• garantire che tutto il personale di Newmann autorizzato a trattare Dati Personali sia soggetto ad adeguati obblighi di riservatezza;
• tenere registri scritti di tutte le categorie di attività di trattamento svolte per conto dell'Utente, come richiesto dalla legge applicabile; e
• su richiesta scritta, cancellare o restituire all'Utente i Dati Personali entro un periodo ragionevole dalla fine della fornitura del Servizio, salvo che la conservazione sia richiesta dalla legge applicabile.

DPA 5. Sub-responsabili del trattamento

5.1 L'Utente concede a Newmann un'autorizzazione generale a ricorrere a sub-responsabili del trattamento per l'assistenza nella fornitura del Servizio. Newmann garantirà che tutti i sub-responsabili del trattamento siano vincolati da obblighi in materia di protezione dei dati sostanzialmente analoghi a quelli previsti dal presente Allegato.

5.2 Sub-responsabili del trattamento attuali

5.3 Prima di ricorrere a un nuovo sub-responsabile del trattamento, Newmann ne informerà l'Utente. L'Utente può opporsi al nuovo sub-responsabile del trattamento entro 10 giorni lavorativi dalla comunicazione contattando info@newmann.ai, agendo in modo ragionevole.

5.4 Nei rapporti tra Newmann e l'Utente, Newmann resta pienamente responsabile degli atti e delle omissioni dei propri sub-responsabili del trattamento.

DPA 6. Trasferimenti internazionali di dati

L'Utente autorizza Newmann a trasferire Dati Personali al di fuori dello Spazio economico europeo (“SEE”) ove necessario per fornire il Servizio, anche verso paesi in cui operano i sub-responsabili del trattamento di Newmann, a condizione che Newmann garantisca che tutti tali trasferimenti siano effettuati in conformità alle Leggi sulla Protezione dei Dati, anche mediante l'utilizzo di Clausole contrattuali standard (“SCC”) o di altri meccanismi di trasferimento legalmente riconosciuti.

I seguenti fornitori possono trattare dati al di fuori del SEE: OpenAI (Stati Uniti), Vercel (Stati Uniti), Pinecone (Stati Uniti). Tutti tali trasferimenti sono coperti da SCC.

DPA 7. Diritti di audit

7.1 Newmann metterà a disposizione dell'Utente le informazioni ragionevolmente necessarie a dimostrare il rispetto del presente Accordo sul trattamento dei dati e consentirà e contribuirà alle attività di audit o ispezione condotte dall'Utente o da un revisore terzo autorizzato, a condizione che:

• sia fornito a Newmann un ragionevole preavviso scritto;
• l'Utente sostenga i costi ragionevoli sostenuti da Newmann per l'assistenza all'audit;
• tutte le informazioni ottenute siano mantenute strettamente riservate; e
• gli audit siano limitati a un massimo di uno per ogni periodo di dodici mesi e condotti arrecando il minimo disturbo alle attività di Newmann.

DPA 8. Diritti degli interessati

Newmann assisterà l'Utente, per quanto ragionevolmente possibile e nei limiti del ruolo di Newmann in qualità di Responsabile, nell'adempimento dell'obbligo dell'Utente di dare riscontro alle richieste degli interessati che esercitano i propri diritti ai sensi delle Leggi sulla Protezione dei Dati (inclusi i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione). Tutte tali richieste o domande devono essere indirizzate a info@newmann.ai.

DPA 9. Notifica delle violazioni dei dati

In caso di violazione dei Dati Personali che interessi dati trattati per conto dell'Utente, Newmann informerà l'Utente senza ingiustificato ritardo e fornirà tutte le informazioni ragionevolmente disponibili per consentire all'Utente di adempiere agli eventuali obblighi di notifica previsti dalle Leggi sulla Protezione dei Dati applicabili.

Appendice A — Dettagli del trattamento dei dati

Oggetto del trattamento: fornitura all'Utente del Servizio di automazione delle email di Newmann.

Natura e finalità del trattamento: trattamento dei dati delle email e delle relative comunicazioni per consentire la categorizzazione, l'etichettatura e la generazione di bozze di risposta assistite dall'AI.

Durata del trattamento: per tutta la durata del rapporto di Servizio e successivamente per quanto richiesto dalla legge applicabile.

Categorie di interessati: dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori dell'Utente e altri terzi i cui dati personali possono comparire nelle comunicazioni email trattate tramite la piattaforma.

Tipi di dati personali trattati: nome, indirizzo email, contenuto delle email (corpo e oggetto), informazioni su mittente e destinatario, data e ora, metadati delle email, allegati (ove applicabile), dati di autenticazione dell'account e qualsiasi altro dato personale incidentalmente contenuto nelle comunicazioni email trattate tramite il Servizio.

Misure di sicurezza tecniche e organizzative

• Crittografia in transito (HTTPS/TLS) e a riposo
• Controllo degli accessi basato sui ruoli e principio del privilegio minimo
• Log strutturati e monitoraggio
• Valutazioni periodiche della sicurezza
• Autenticazione a più fattori per il personale di Newmann
• Infrastruttura ospitata su Google Cloud (copertura ISO 27001 / SOC 2)